Politique de données personnelles

Politique de données personnelles

 

 

Informations relatives au traitement des données personnelles des clients par Kronos

Responsable du traitement des données

KRONOS INVESTMENT MANAGEMENT SPAIN, S.L., ou l’une des sociétés gérées par Kronos, selon Projet en cours (ci-après « KRONOS »).

Siège social : C/Serrano 8, 28001 de Madrid

Contact du Chargé de la protection des données : protecciondedatos@kronosre.com

 

Quels sont les traitements de données réalisés par KRONOS ?

Le traitement des données personnelles réalisé par KRONOS dépend de la nature de la relation temporaire maintenue avec la partie intéressée. Nous détaillons ci-après les finalités, bases juridiques des traitements de données, catégories de données traitées, ainsi que les périodes de conservation de ces données personnelles traitées.

 

1. Demande d’information:

KRONOS traite toutes les données personnelles qu’elle recueille, bien directement auprès des parties intéressées ou par le biais de formulaires de demande d’informations, afin de répondre aux demandes clients concernant des promotions spécifiques. Lorsque KRONOS reçoit une demande de renseignements, elle envoie à la partie intéressée des informations détaillées concernant cette promotion en cours pour la propriété intéressant le client. Lorsque celui-ci ne souhaite plus continuer à recevoir des informations sur cette promotion, il peut en temps voulu demander l’annulation de toute communication par courrier électronique en s’adressant à : protecciondedatos@kronosre.com

De même, dans ce premier formulaire de demande d’information, l’intéressé peut donner son consentement pour les cas suivants : (i) recevoir des informations sur d’autres promotions commercialisées par KRONOS et (ii) communiquer ses données à d’autres sociétés du secteur immobilier gérées par Kronos, afin qu’elles puissent lui envoyer des informations concernant leurs produits. Ce traitement de données est développé dans la section 5 du présent document sous l’épigraphe « Informations commerciales ». 

Légalité du traitement des données personnelles : KRONOS traite les informations fournies dans les cas suivants :

  • Le traitement nécessaire permettant de donner réponse à la demande d’information de la partie intéressée concernant une propriété dont la commercialisation et la vente sont réalisées par KRONOS. (Art.6.1. b) du Règlement général sur la protection des données).
  • Le consentement spécifique de la partie intéressée par le biais de cases établies à cet effet dans le formulaire de demande d’information. (Art.6.1. a) du Règlement général sur la protection des données).

Catégories de données personnelles : Les données personnelles que KRONOS traite au moment de la demande d’information sont les suivantes : nom et prénom, adresse, adresse électronique, données de la propriété concernée, et contact de l’agent commercial responsable du dossier de demande d’information. 

Conservation des données : KRONOS conserve les données personnelles des parties intéressées pendant la période de commercialisation de la promotion en cours. Si les parties intéressées décident finalement de procéder à la vente - l’achat de la propriété, KRONOS inclura ensuite au dossier les informations concernant le compromis de vente ou le contrat d’achat, conformément au traitement des données prévu pour ces phases contractuelles. Lorsque finalement, les parties intéressées ne continuent pas ce processus d’achat de la propriété, KRONOS cessera le traitement de ces informations, sauf dans le cas prévu au paragraphe 5 concernant les informations commerciales. Voir intitulé 5. Informations commerciales. 

 

2. Choix de la propriété:

KRONOS traite les données personnelles reçues afin de gérer au mieux le choix de la propriété par la partie intéressée. Ce choix peut être fait par le biais d’un document de réserve ou de compromis de vente.

Légalité du traitement des données personnelles

KRONOS traite toute information fournie par l’intéressé afin de gérer au mieux le choix de propriétés, présentes et futures (art.6.1. b) du RGPD). En ce sens :

  • KRONOS informe donc les spécialistes marketing chargés de la promotion du choix du client afin de procéder à la formalisation du futur achat.
  • KRONOS peut effectuer le traitement de données reçues lors de la signature de ce document ou lors de toute gestion dérivant de cette réservation ou contrat de compromis à des fins de garantie.

C’est à partir du moment où la réservation est faite que KRONOS met en œuvre toutes les obligations dérivant de la réglementation concernant la prévention du blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme ; le traitement des données personnelles faisant partie des obligations d’identification. (Art.6.1.c) du Règlement général sur la protection des données). Tout intéressé est donc informé par le présent document que KRONOS peut partager ses informations avec d’autres sociétés collaboratrices du secteur immobilier, et ce, dans le seul but d’accélérer ou de remplir les obligations qui leur incombent en la matière. Les coordonnées de ces entreprises sont disponibles sur le site https://kronoshomes.com/sociedades.

D’autre part, lorsque l’intéressé a expressément consenti à l’option de financement de la propriété, (art.6.1. a) du règlement général sur la protection des données) et exclusivement dans ce cas, ses données peuvent alors être communiquées à l’organisme financier collaborant avec KRONOS, afin de faciliter le financement correspondant ou de mettre en contact les deux parties et réaliser l’étude du dossier financier / économique relatif à l’achat de ladite propriété. Ce consentement, impliquant à son tour, que l’entité de financement choisie communique ensuite ces données à KRONOS une fois l’opération approuvée ou refusée, afin de donner suite au processus normal d’achat éventuel de la propriété.

Catégories de données personnelles: Les données personnelles que KRONOS traite au moment du choix de la propriété étant les suivants : nom et prénom, adresse, adresse e-mail, données de la propriété achetée, agent chargé du dossier de demande d’information, réservation ou garantie, information concernant les comptes des organismes financiers, documents de réserve ou compromis signés, délais prévus de formalisation du contrat de vente et documents d’identification requis par KRONOS en matière de respect et obligations dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux. Kronos peut également obtenir des données supplémentaires, soit par le biais de fichiers d’information nationaux et internationaux de lutte contre le blanchiment de capitaux, soit à partir de registres publics officiels. 

Conservation des données : KRONOS conserve toutes les données personnelles pendant la période de choix de la propriété ; elle peut aussi les conserver lorsque l’achat se formalise. Quand l’achat de la propriété ne se matérialise pas, les données sont conservées bloquées pendant une période de dix ans, suivant la législation en vigueur concernant la conservation des documents et la réglementation sur la prévention du blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme.

 

3. Formalisation de la vente:

KRONOS traite toutes les données des acheteurs afin de mettre en œuvre et de formaliser le contrat de vente.

Légalité du traitement des données personnelles : KRONOS traite les informations fournies pour réaliser les actions nécessaires à l’exécution d’un contrat de vente entre l’intéressé et KRONOS. (Art.6.1. b) du Règlement général sur la protection des données). A cet effet, cette relation implique le traitement des données personnelles comme suit :

  • Gestions nécessaires à la formalisation du contrat de vente.
  • Gestion formalités documentaires/contractuelles, comptables, fiscales et administratives.
  • Gestions et, le cas échéant, communication des données aux registres publics, agences, compagnies d’assurance et notaires, impliqués dans le processus.
  • Gestions réalisées avant et après la vente. Toutes activités réalisées pour répondre aux besoins dérivant de la remise du logement.

Respect des obligations d’identification stipulées par les règlements et lois en vigueur (Art.6.1. c) du Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles) :

  • Prévention du blanchiment de capitaux et financement du terrorisme. Dans ce cas, KRONOS peut partager ces informations avec d’autres sociétés -déjà citées ci-dessus- dont elle est gérante, et ce dans le seul but d’accélérer ou de remplir certaines obligations incombant à ces sociétés.
  • Communication de données nécessaires aux organismes publics pouvant en exiger la connaissance, ou communication de données découlant de règlements comme ceux régissant la fiscalité en vigueur, par exemple.

Lorsque l’intéressé a consenti au financement de la propriété, ses données sont alors communiquées à l’organisme financier collaborant avec KRONOS, afin de permettre l’opération d’achat de la propriété correspondante. (Art.6.1. a) du Règlement général de la protection des données).

Catégories de données personnelles: Les données personnelles que KRONOS traite au moment du choix de la propriété sont les suivantes : nom et prénom, adresse postale, adresse électronique, données de la propriété objet du dossier, agent chargé du dossier de demande d’information, compromis ou garantie, information sur les comptes et organismes financiers, informations professionnelles, informations d’ordre familial, économique, fiscal, documents de compromis signés, délais prévus pour la formalisation du contrat de vente et documents d’identification requis par KRONOS lui permettant de remplir ses obligations de prévention du blanchiment de capitaux. Kronos peut également obtenir des données supplémentaires, soit par le biais de fichiers d’information courants de lutte contre le blanchiment de capitaux, soit à partir de registres publics officiels. KRONOS peut aussi traiter les données personnelles de tiers fournies par l’acheteur tels que : les représentants légaux, collaborateurs, garants, proches ou autres personnes participant à l’opération en cas de présentation de garanties personnelles ou réelles. 

En ce qui concerne le traitement des données des tiers mentionnés ci-dessus, l’acheteur confirme que les données fournies sont réelles et que les personnes concernées ont été dûment informées et ont consenti au traitement de leurs données personnelles par KRONOS.

Conservation des données : KRONOS conserve les données personnelles tout au long du processus d’achat. Une fois la période d’un an et demi écoulée (période permettant la réalisation d’éventuels processus et suivis après-vente), les données personnelles sont bloquées dans les fichiers pendant dix ans, comme le stipule la loi en vigueur sur l’obligations de conservation des documents et la réglementation sur la prévention du blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme. 

 

4. Enquêtes de qualité:

C’est pour satisfaire à des besoins d’intérêt légitime (art.6.1. f) du Règlement général sur la protection des données), que KRONOS envoie aussi à ses clients des enquêtes de qualité permettant d’évaluer le service reçu et les propriétés proposées, afin d’en tirer les conclusions qui s’imposent après analyse du ressenti client, et d’améliorer l’information, la qualité des processus et, par la même, l’expérience de tous ceux qui s’intéressent aux offres KRONOS. Afin de vérifier que l’envoi de ces enquêtes de satisfaction -aux personnes intéressées par les promotions KRONOS- ne constitue nullement une atteinte à leurs droits en matière de protection des données, KRONOS a mis en place un test de pondération de l’intérêt légitime de ces enquêtes. Les résultats de cette analyse montrent que KRONOS respecte les droits de ses clients sont respectés et que les informations contenues dans ce document d’information sont claires ; les parties intéressées pouvant aussi s’opposer à l’envoi de telles enquêtes en le communiquant (i) par courrier électronique au moment de la demande ou (ii) en utilisant la procédure d’annulation figurant dans ce document d’information. KRONOS n’envoie d’ailleurs aucun sondage prévente à ses clients sans leur accord préalable spécifique ou demande d’envoi d’information concernant d’autres promotions du Groupe KRONOS. Pour connaître les détails de ce test de pondération, adressez-vous à: protecciondedatos@kronosre.com

 

5. Informations commerciales:

Dans les formulaires de demande d’informations, KRONOS a prévu un mécanisme de demande et consentement permettant aux clients intéressés de recevoir des informations pour les cas suivants (Art.6.1. a) du Règlement général sur la protection des données):

  • Consentement spécifique donné à KRONOS pour des appels, des courriers électroniques, envois d’informations commerciales concernant des événements ou autres promotions commercialisées ou produits immobiliers de KRONOS et collaborateurs. La préparation de ces communications est personnalisée par les agents KRONOS en fonction des profils et préférences des promotions ou choix exprimés par les clients ou encore en fonction des données personnelles dont KRONOS dispose (préférences et historique des opérations).
  • Consentement spécifique pour KRONOS d’envoyer les coordonnées des parties intéressées à d’autres sociétés gérées par KRONOS, afin qu’elles puissent leur envoyer des informations commerciales sur leurs produits immobiliers.

Ce n’est que lorsque l’intéressé a consenti à de tels traitements que KRONOS traite ces informations à un stade de la négociation ou à un autre, afin de le tenir informé d’autres promotions ou d’autres sociétés à même de répondre à ses demandes. L’intéressé peut révoquer à tout moment ce consentement donné à KRONOS par le biais de formulaires inclus dans les documents remis lors de la vente de la propriété. La révocation des consentements peut aussi se faire par écrit, avec copie de pièce d’identité, en vous adressant à Calle Serrano 3, 28001 Madrid ou par courrier électronique: protecciondedatos@kronosre.com

 

6. Traitement de données Web:

Lorsque l’intéressé souhaite connaître le traitement réalisé avec ses données personnelles cédées à KRONOS par le biais de www.kronoshomes.com, il peut consulter les textes suivants :

Lorsque l’intéressé souhaite connaître le traitement réalisé avec ses données personnelles cédées à KRONOS par le biais de https://www.kronosig.com, il peut consulter les textes suivants : 

 

À qui vos données personnelles sont-elles communiquées?

  • Ce n’est que dans le cas où l’intéressé a donné son consentement spécifique, en utilisant les mécanismes prévus à cet effet, que KRONOS peut envoyer ces coordonnées au reste des sociétés KRONOS afin qu’elles puissent communiquer à la partie intéressée certaines informations commerciales.
  • La communication des données personnelles évolue lors de la relation avec la partie intéressée :
  • Dans la phase de demande d’information, KRONOS ne communique pas les données à des tiers, sauf aux fournisseurs et agents KRONOS, comme indiqué au dernier paragraphe de cette section.
  • Dans la phase de choix de propriété, KRONOS peut communiquer les données de la partie intéressée à :
  • Des sociétés du groupe KRONOS pour remplir ses obligations en matière de prévention de blanchiment des capitaux et financement du terrorisme.
  • Lorsque l’intéressé souhaite faire financer l’achat de la propriété, ses données peuvent être communiquées à des organismes financiers.
  • Dans la phase d’achat et de vente :
  • Organismes financiers établissant le dossier de financement ou éventuelles subrogations de droits réels.
  • Compagnies d’assurance du contrat.
  • Organismes publics et institutions de l’Administration générale de l’État, Administrations autonomes et locales.
  • Les forces et organismes de sécurité lorsque KRONOS est tenu de leur fournir certaines informations.
  • Cours et tribunaux en cas de procédure légale ou de dénonciation du contrat de vente
  • Entités participant au processus de préparation de la propriété : entreprises de matériaux et services intervenant avant la livraison de la maison, et, plus tard, entreprises intervenant pour tout arrangement, modification ou matériel supplémentaire si nécessaire.
  • Enfin, KRONOS dispose de prestataires de services tiers pouvant accéder aux données personnelles des parties intéressées lors de la réalisation de services : fournisseurs, achat matériaux, maintenance, contrôle et surveillance des travaux, architectes, techniciens de construction, auditeurs, experts, avocats, gestionnaires, agents de maintenance informatique, de services de financement, investisseurs potentiels, services administratifs et destruction des documents entre autres. KRONOS présélectionne tous ces fournisseurs en fonction de certains critères de conformité en matière de protection des données ; ceux-ci ont tous signé un contrat spécifique avec KRONOS et ils sont tenus de respecter leurs obligations en la matière.

 

Transferts internationaux de données

L’intéressé est informé que KRONOS n’effectue aucun transfert international des données.

 

Réclamations éventuelles ou exercice des droits en matière de protection des données

L’intéressé peut exercer ses droits d’accès, de rectification, de suppression, de limitation, d’opposition, de portabilité de ses données personnelles, et aussi son droit de retirer le consentement donné, par courrier électronique à protecciondedatos@kronosre.com ou lettre postale adressée au siège social de KRONOS à l’adresse indiquée en début de ce document, en joignant une copie de sa pièce d’identité. Toute réclamation concernant la protection des données peut aussi être dirigée à l’adresse indiquée ci-dessus ; les parties intéressées peuvent aussi contacter l’Agence espagnole de protection des données, autorité de contrôle de protection des données en Espagne :  http://www.agpd.es